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必ず処理すべき仕事（締め切りのあるもの、または重要人物からの要請事項）すぐに処理しなくてもよい仕事容易に処理できる仕事 必ず処理しなければならない仕事から手をつける。
次に、容易に処理できる仕事を片づけて自信をつけ、ともかく目の前の書類の山を小さくする。
こうして２種類の仕事を処理し、予想外の時間の余裕が得られたなら、すぐに処理しなくてもよい仕事に取りかかればよい。
第１章時間をレバレンジする方法一一自己評価と計画立案評価結果と目標を比べてみる 自分がどのように時間を使っているか把握できたら、チェック結果が記載された表を、上司と一緒に検討してみることをお勧めします。
あなたが求められている仕事は、計画立案プロセスを進捗させることであるにもかかわらず、現状では80％の時間を部下の監督指導に充てているとしましょう。
その場合、あなたの役割および、これからどのような仕事をこなしていくべきかについて、上司と客観的な根拠に基づく有意義な議論をすることになります。
そのとき、時間の使い方に関する監査結果は大いに役立つことでしょう。
時間の配分計画を進める ここまでみなさんは、自分の重要な目標、主要な業務分野、付随業務が、それぞれ何なのかを確認してきました。
時間をレバレッジするための次のステップは、計画全体を現実的で達成可能なものにすることです。
優先度の高い業務分野と各業務をすべてタイムーマネジメント計画表に落とし込み、使える時間のうち何％をそれぞれの業務に配分するかを記入します。
週40時間働くとして、第1章時間をレバレンジする方法一自己評価と計画立案実際の時間数で表すと何時問になるのでしょうか。
その時間内で仕事を仕上げることができるのでしょうか（図表１－２）。
状況を把握するために使う、もう一つのツールが円グラフです。
時間をかけ、集中すべき業務分野がすぐわかります。
現状分析円グラフ（図表１－３）と目標時間配分円グラフ（図表１‐４）を作り、比較してみます。
この二つのグラフから何がわかるのでしょうか。
時問の使い方をチェックすることは重要です。
時間をどこに投人するか、なぜそうするのか、ビジョンを持つことが大事なのです。
さらに、前向きでなければなりません。
上司の所に行って、『ほら、これを見てください。
どうにかしてくださいよ』と言って済むものではありません。
現実的な対策を示す必要があるし、必要な資源を手に入れるべく粘って、自分が本来やるべき仕事ができるように努力しなければなりません。
時間の使い方についての調査結果と仕事の方向性に関するビジョンは、目標達成に欠かせないツールなのです」 －ベス・チャップマン図表1-2・タイム･マネジメント計画表 目標別業務分野販売何をもって成功とするかその基準所要時間{％)･月3件の新規取引I 30 をまとめる ｌ週労働 時間(時間数)主要業務･週2回の訪問販売･宮業情報チェック･販売レポート作成･提案顧客管理i・受注から生産への圃チーム管理スムーズな進行･スタッフ打ち合わ せの時間確保新規採用者向け研修プログラム作成i・キックオフミーティ ングヘの参加・電話によるフォロ ーアッブ|言言 のミーティング・人事部と新規採用 者の研修について 打ち合わせ戦略立案1･新年次戦略立案原案づくりl・ジョ一と原案を業務･経費報告書のアポ取ＤＩ･上層部とのを2回設定｜･メール処理|･経費報告書点検ｌ･請求書処理その他･予備時間I 10 |4才祐第1章時間をレバレンジする方法一自己評価と計画立案率昌リーチ実態把輝時間配分の現状と目標 目標達成に要すると思われる現実的な時間数を積み上げていくと、週１５０時間働く必要があるというようなことになってしまうでしょう。
もっと時間が欲しいと思うのはみんな同じです。
しかし１日は24時間と決まっているので、残された選択肢は時間を有効に使う以外にありません。
目標達成に必要な時間を何とか作るための方法の一つは、その他の業務分野に費やす時間を減らすことです。
どうすればそれができるのでしょうか。
前向きになること。
時間の使い方を記録し、目標をはつきりと設定 すれば、キャリア設計を自分でコントロールできるようになる。
第１章時間をレバレンジする方法一自己評価と計画立案 優先度の低い業務に対する時間の使い方をチェックすると、もっと少ない時間で済ませたいと思う業務分野の存在に気づくでしょう。
そこで、各週の実労働時間と、広い視野に立って作成した時間配分案を比較して、どの時間をどれだけ減らすか、具体的に考えてまとめてみましょう。
仮に、一般管理業務に費やす時間を15％減らして、そのぶんを戦略立案と上司との関係管理に充てるとします。
ほとんどのマネジャーにとって、一般管理業務の時間を15％減らすことは、当面の目標としては非現実的です。
しかし、どんなかたちでも前向きに進めれば、うまく軌道に乗せることができるでしょう。
「高校生のときから続けているのはリストづくりです。
Ｉ週間程度の期間にやることのリストです。
毎週、アウトルックの予定表を印刷しています。
仕事にどのくらいの時間がかかるか概算し、かける予定の電話、進めたいプロジェクトなど、その週に済ませたい仕事のリストを作ります。
そして、週の終わりにはすべて片づけるようにするわけです。
リストづくりは、スケジュール管理という目的以外に、何をしなければいけないかを確認するうえで役に立ちます」 －エリザベスーチョイ第１章時間をレバレンジする方法一自己評価と計画立案第りHｏｗ tｏ Ｍａｋｅ一－一ｍｅ-Ｂｏｘタイムボックスを作る 時間をレバレッジするためには、粘り強く、熱心に取り組む姿勢が大切です。
計画を遂行すると決め、タイムーマネジメントによってこれを実践できれば、必ず効果は上がります。
タイムーマネジメント計画表に書かれた主要業務分野が、やるべき仕事のリストに記され、計画が実行に移されることになります。
主要な目標をすべて盛り込んだ「壮大なビジョン」を作って実行に移す人もいれば、目標を一つに絞って、まずはそれに取りかかるほうがよいと考える人もいるでしょう。
どちらのスタイルを取るにしても、目標達成のためには予定表を作り、そのとおりにやり遂げることが肝要です。
そのための工夫として、タイムボックスを試してみましょう。
無理のない予定表を作り、タイムボックスにまとめる タイムボックスはスケジュールづくりのための強力なツールで、１日の予定をいくつかのブロックに分けて管理します。
広い視野に基づいて作った「時間配分表」と、業務分野に合わせて作った「やるべき仕事のリスト」に表された自分のビジョンに従って、労働時間をいくつかのブロックに分け、使いやすい予定表のかたちに加工します（図表２‐１）。
時間を見積もる際は、意識して余分な時間を設けるほうがよいでしょう。
人は仕事に要する時間を少なめに見積もりがちで、多めに見積もることはあまりないからです。
スケジュールに含めない時間を確保して、予期せぬ出来事に備えましょう。
タイムボックスこの形式で作成してあれば、どんな予定表やスケジュールソフトを使用してもよい。
・「やるべき仕事のリスト」を作る 自分が何をやり遂げたいのかはっきりさせて、「やるべき仕事のリスト」を作ります。
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